Briefpapier ist wie ein zweites Firmenschild. Wenn der Kunde vor der Tür steht, fällt ihm sofort auf, ob das Schild professionell gestaltet ist oder nicht. Wenn er die Post öffnet, ist es im Grunde nicht anders. Er sieht und (was fast noch wichtiger ist) er fühlt, ob es sich um etwas Hochwertiges handelt oder nicht.
Briefpapier: Bitte nicht selbst machen!
Natürlich gibt es diverse Computerprogramme, die alle versprechen, dass man sich kostengünstig und ohne viel Aufwand sein eigenes Briefpapier gestalten kann. Und das ist sicher auch nicht gelogen. Aber zwischen einem selbst arrangierten Briefbogen und einem professionell hergestellten Briefpapier liegen Welten. Für Bestandskunden gilt dabei das Gleiche wie für Neukunden, wobei der Erfolg nach dem ersten Kontakt zu einem potenziellen Kunden natürlich noch eine andere Bewertung und Bedeutung hat. Wenn das Briefpapier das Erste ist, was der Neukunde sieht, muss der Eindruck stimmen. Er muss ein positives Bild bekommen und das Gefühl haben, dass hier jemand an ihn schreibt, der etwas von seinem Job versteht. Man kann es auf einen ganz einfachen Nenner bringen: Ist das Briefpapier schlecht, kann die Arbeit nicht viel besser sein.
Was beim Briefpapier drauf sein muss
Es gibt durchaus Kann-Daten, über die man geteilter Meinung sein kann. Für die einen sind sie wichtig, für die anderen überflüssig. Aber es gibt auch Muss-Daten, die dürfen auf keinen Fall fehlen. Der Firmenname und die Anschrift müssen in diesem Zusammenhang hier sicher nicht weiter erwähnt werden. Schwieriger ist da schon die Frage nach dem Logo. Selbstverständlich gehört es dazu, es ist ein Erkennungsmerkmal und gehört in jedem Fall auf das Briefpapier. Allerdings gibt es verschiedene Möglichkeiten, es zu positionieren. Und auch die Größe kann sehr unterschiedlich gestaltet werden.
Mit diesem Aspekt befinden wir uns auch schon bei der nächsten Frage, die das Briefpapier betrifft. Bei der nach der Gestaltung und der Aufteilung der Informationen, die der Kunde auf dem Briefbogen findet. Dieser Faktor ist von großer Bedeutung, denn neben Name, Anschrift und Firmenlogo gehören auch Informatioen über die Kontaktmöglichkeiten auf das Briefpapier. Telefonnummer, eventuell Handynummer, Faxnummer oder Internetauftritt sind sicherlich Kann-Daten. Aber sie sind gleichzeitig von großer Bedeutung. Wenngleich niemand vorschreibt, dass diese Kontaktdaten auf einen Briefbogen gehören, ist doch nichts störender für den Kunden, als Briefpapier, auf dem er ausgerechnet die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse nicht findet, wenn er sie braucht. Kunden, und ganz besonders Neukunden, müssen ohne einen Anflug von Mühe oder Aufwand Kontakt mit der Firma aufnehmen können. Alles andere kann sich sehr schnell negativ auswirken.
Die Fußzeile des Briefpapiers kann genutzt werden, um die Kontodaten anzugeben. Diese gehören nicht in den oberen Bereich des Briefkopfes. Zum einen ist es optisch nicht unbedingt ansprechend, wenn der Kunde mit dem ersten Blick die Kontonummer einer Firma sieht. Und zum anderen sind im oberen Teil des Briefkopfes schon genug Daten und Informationen.
Zwingend notwendig ist die Steuernummer, die schon seit längerer Zeit vorgeschrieben ist. Auch sie lässt sich hervorragend in die Fußzeile integrieren.
Die richtige Gestaltung des Briefpapier
Wenn der erste Eindruck entscheidend ist (und genau das ist der Fall), dann sollte man bei der Gestaltung des Briefpapiers einige Regeln beachten, die von Bedeutung sind. Der Schriftzug, das Logo und die Relationen zueinander sollten in jedem Fall gut aufeinander abgestimmt sein. Wer für seine Firma eine bestimmte Farbe verwendet, beispielsweise im Logo, tut gut daran, wenn exakt diese Farbe auch im Briefkopf wieder auftaucht. Es kann sich dabei um Umrandungen handeln oder Fußzeilen, aber auch Untergründe. Allerdings darf das Ganze nicht aufdringlich werden.
Nicht zuletzt sind auch praktische Details von Bedeutung. So muss natürlich darauf geachtet werden, dass das Adressfeld des Empfängers so angeordnet ist, dass es zu genormten großen oder kleinen Umschlägen mit Sichtfenster passt.
Und mit einem letzten Punkt tut man sich in erster Linie selbst einen Gefallen. Man sollte sich in jedem Fall Markierungen setzen, um das Falten zu erleichtern. Es wird nicht lange dauern, bis man diese kleine Maßnahme zu schätzen weiß.
Briefpapier und Visitenkarten
Das Briefpapier und die dazugehörigen Visitenkarten bilden zusammen ein Duo was man auch gestalterisch berücksichtigen sollte. Beide Medien sollten unverkennbar zusammengehören. Ein leistungsfähiger Lettershop.
